Mapeie o fluxo antes
de escrever o sistema
Software de evento mal especificado quase sempre nasce do mesmo erro: alguém listou funcionalidades antes de desenhar o caminho que a pessoa percorre.
Por que o mapa vem antes da lista
Lista de funcionalidades é uma resposta sem pergunta. Ela descreve o que o sistema faz, não o que o participante precisa que aconteça, e é por isso que tantos projetos entregam módulos que ninguém usa enquanto o gargalo real continua no lugar.
O mapa do fluxo inverte a ordem: primeiro se descreve o caminho da pessoa, depois se identifica onde esse caminho trava, e só então se decide o que o software resolve.
Passo 1, liste os momentos, não as telas
Comece escrevendo o caminho em frases simples, do ponto de vista do participante: recebe o convite, se inscreve, recebe a confirmação, chega ao local, credencia, entra na plenária, almoça, visita estandes, assiste a sessões, vai embora, recebe o certificado.
Nada de sistema nessa etapa. É deliberado: falar de tela cedo demais faz o grupo discutir layout e esquecer o que estava sendo resolvido.
Passo 2, marque atrito, espera e retrabalho
- Atrito
- Onde a pessoa precisa fazer algo chato: preencher de novo, procurar e-mail, achar sala.
- Espera
- Onde ela para: fila, aprovação, confirmação que demora.
- Retrabalho
- Onde a informação é digitada duas vezes, pela pessoa ou pela equipe.
- Ponto cego
- Onde ninguém sabe o que está acontecendo em tempo real.
- Exceção
- O caso que sempre existe e nunca está previsto: nome errado, acompanhante, imprensa.
Passo 3, some o lado de dentro
O mesmo mapa precisa ser desenhado para a operação: quem cadastra, quem valida, quem imprime, quem confere, quem responde dúvida, quem gera relatório. É aqui que aparecem as planilhas paralelas, sinal seguro de sistema faltando ou de integração inexistente.
Toda planilha mantida à mão durante um evento é um requisito não atendido esperando para virar erro no pior momento.
Passo 4, decida o que vira software
- Priorize o atrito que atinge todo mundo, não o que atinge o caso raro
- Ataque primeiro o retrabalho: é onde o erro nasce e o custo se repete
- Verifique se já existe sistema no evento que resolve aquilo com integração
- Escreva cada requisito como o problema que ele elimina, não como a tela que ele cria
- Defina qual dado precisa atravessar todos os sistemas com o mesmo identificador
- Deixe explícito o que fica fora do escopo desta edição
Passo 5, valide o mapa com quem opera
O mapa desenhado pela coordenação sempre difere do que acontece no balcão. Passar o desenho para quem operou a última edição revela exceções que nenhuma reunião levanta: o participante que chega com o crachá do colega, o expositor que quer trinta credenciais na hora, a autoridade que não pode esperar.
Um mapa validado por quem estava no chão é o melhor documento de especificação que um projeto de evento pode ter, e custa uma conversa de uma hora.
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