Especifique o problema,
não a solução
Edital que lista equipamentos recebe propostas iguais e caras. Edital que descreve o problema recebe soluções, e permite comparar de verdade.
O erro que inviabiliza a comparação
Editais costumam especificar itens: tantos leitores, tantas impressoras, tantos pontos de acesso. O efeito é duplo e ruim, impede que um fornecedor proponha um caminho melhor e, ao mesmo tempo, não garante o resultado, porque a lista pode estar dimensionada errada.
Especificar o problema inverte isso: público esperado, curva de chegada, tempo máximo de fila aceitável, aplicações críticas. Quem responde precisa mostrar como resolve, e as propostas passam a ser comparáveis pelo resultado.
O que todo edital precisa informar
- Volumes reais
- Público, curva de chegada, número de salas, expositores, dias de operação.
- Local
- Endereço, restrições de montagem, infraestrutura existente e horários.
- Aplicações críticas
- O que não pode parar e por quanto tempo, no máximo.
- Integrações
- Com quais sistemas do cliente a solução precisa conversar.
- Dados
- Quem é o dono, o que pode ser tratado e por quanto tempo.
- Critérios
- Como as propostas serão avaliadas, com peso de cada critério.
Os pontos que evitam surpresa depois
- Quem fornece energia, cabeamento e estrutura física em cada frente
- O que acontece se o público for maior que o previsto no edital
- Como se cobra hora extra e o que é considerado escopo adicional
- Prazo de entrega dos dados e do material depois do evento
- Responsabilidade sobre dados pessoais e prazo de descarte
- Nível de serviço em caso de falha, com tempo de resposta definido
- Equipe presente no local: quantas pessoas, em quais horários
Critérios que separam proposta boa de proposta barata
Preço isolado premia quem dimensionou por baixo. Um edital bem construído dá peso a itens que revelam maturidade: plano de contingência, equipe presente no local, redundância proposta, experiência com o porte específico e forma de entrega dos dados.
Pedir explicitamente o plano de falha, o que acontece quando a rede cai, quando a impressora falha, quando o sistema sai do ar, costuma ser a pergunta que mais diferencia as respostas.
O anexo que vale mais que o edital
Um mapa do fluxo do participante, mesmo desenhado à mão, transmite mais informação que dez páginas de especificação. Ele mostra ao fornecedor onde estão os pontos de contato, onde a operação trava hoje e o que precisa mudar.
Quando o edital sai sem esse desenho, cada fornecedor imagina um evento diferente, e as propostas deixam de ser comparáveis por um motivo que nada tem a ver com preço.
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