Cada decisão tem
o seu prazo
A maior parte dos problemas de tecnologia em eventos não é falha técnica. É decisão tomada tarde demais para ser executada bem.
D−30: as decisões que não podem escorregar
- Escopo fechado: quais sistemas existem e quais não existem nesta edição
- Vistoria técnica do local feita, com restrições registradas
- Projeto de rede definido, com link contratado e prazo de instalação confirmado
- Base de inscrição em operação, com os campos finais da credencial
- Definição de idiomas, salas com tradução e salas com transmissão
- Contratos e responsabilidades sobre dados assinados
D−7: preparação e ensaio
- Ensaio técnico do credenciamento com a base real e o volume do pico
- Teste de transmissão com o encoder, o link e a plataforma definitivos
- Comunicação da véspera pronta, com QR Code e instrução de chegada
- Escala de equipe fechada, com cobertura de intervalo e turno
- Página de exceções escrita e distribuída à equipe
- Materiais de reposição conferidos: etiqueta, cordão, cabo, bateria
D−1: montagem
- Rede
- Link ativo, pontos de acesso instalados e testados com carga real.
- Credenciamento
- Estações montadas, logadas e testadas de ponta a ponta.
- Palco
- Som, envio dedicado para transmissão e tradução, passagem com microfones reais.
- Ativação
- Estações montadas, testadas na rede do local e com modo de falha verificado.
- Sinalização
- Montada antes de a fila existir, não depois.
- Contingência
- Plano impresso, com nomes e telefones, na mão da coordenação.
D0: o dia
No dia, a tecnologia não deve exigir decisão nova. O que se faz é monitorar indicadores, vazão do credenciamento, estado da rede, sinal no ar, participações na ativação, e executar o que já foi decidido.
Toda decisão inédita tomada no dia é sintoma de algo que ficou sem definição em alguma das etapas anteriores. Vale anotar cada uma delas: é a melhor pauta para a reunião da próxima edição. Este calendário é o que usamos internamente nos cerca de 150 eventos que operamos por ano.
D+1: o que só existe depois
O dia seguinte tem tarefas próprias e prazo curto: coletar os dados antes que os sistemas sejam desmobilizados, organizar o material audiovisual, executar o descarte de dados sensíveis conforme prometido e registrar o relato da equipe enquanto a memória está fresca.
O relatório que a diretoria vai ler nasce aqui. Se essas horas não estiverem na escala de alguém, ele será feito de lembrança, e a próxima edição vai repetir os mesmos erros.
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Quer o cronograma do seu evento?
Conte a data e o escopo. A gente devolve o calendário de decisões técnicas do D−30 ao D+1.